Política de tratamiento de información y disposiciones generales de datos personales de Bioquimat Ltda
Autopista Medellín Km 2.5 Vía Parcelas, Parque Industrial Portos Sabana 80 Bodega 75 – Cota, Cundinamarca
El desarrollo de esta política da cumplimiento a la información señalada en el Artículo 2.2.2.25.3.2 Sección 3 Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
2016
PBX: (57-1) 8 985172 / 8 414982 e-mail: info@bioquimat.com / Bogotá D.C.
www.facebook.com/generandods / www.facebook.com/bioquimat / www.linkedin.com/company/bioquimat-ltda-
Objetivo
La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) se realiza con el fin de dar cumplimiento a los requisitos legales expuestos en lo prescrito por la ley estatutaria 1581 de 2012 y decreto Reglamentario 1377 de 2013 en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. En otras palabras, pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que manejamos en nuestra organización BIOQUIMAT LIMITADA; brindando así, la información necesaria a los titulares de los datos y garantizándoles el adecuado manejo de los datos suministrados, la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. Alcance La Política de BIOQUIMAT LTDA. Cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Compañía. La Política se integrará con los Manuales de Políticas de Seguridad de la Información en el Sistema de Gestión Integrado de BIOQUIMAT (S.G.I.)
Definiciones
Para facilitar a los interesados la comprensión y terminología que contiene esta política; a continuación socializamos las definiciones de los principales términos contemplados en esta: • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos. • Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. • Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • S.G.I. (Sistema de Gestión Integrado) conformado por la documentación, políticas, directrices, proceso e indicadores del sistema de calidad, medio ambiente y salud y seguridad ocupacional. Se gestiona a través de plataformas digitales, documentación física o software desarrollados estrictamente para el manejo de este tipo de información.
Derechos de los titulares
I Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
II Solicitar prueba de la autorización otorgada.
III Ser informado respecto del uso dado a sus datos
IV Presentar queja ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar supresión del dato.
V Acceder de forma gratuita a sus datos personales
Quien es el responsable de la correcta manipulación de sus datos?
BIOQUIMAT LTDA registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá con Número de matrícula No. 646857 y con Nit. 830007364-9 es el responsable tanto del control como de la manipulación y uso de todos los datos personales suministrados por los titulares interesados y registrados en nuestras bases de datos (clientes, proveedores y funcionarios)
Que hacemos con sus datos personales?
Es importante aclarar que en nuestra organización, ninguno de los directivos, funcionarios y/o contratistas está autorizado para comercializar, transferir y/o utilizar información de nuestras bases de datos para otros fines que no sean los estrictamente mencionados en nuestra política integral, misión y visión (de consulta libre y gratuita a través de nuestro sitio web www.bioquimat.com)
Una vez hayamos registrado sus datos personales; estos son almacenados en nuestras plataformas ERP y CRM que maneja la organización y son consultados por un funcionario de la organización según corresponda, cada vez que se necesite realizar algún comunicado o contactar el titular (ya sea cliente, proveedor y/o empleado) para intercambiar y coordinar información necesaria de compra de materias primas, venta de productos terminados y/o comunicados internos de la empresa.
Los datos suministrados por el titular, no son ni modificados ni eliminados de nuestro CRM o ERP a no ser que a voluntad del titular así lo quiera y lo manifieste a través del envío de un comunicado formal a nuestras oficinas en Bogotá ubicadas en el parque industrial Portos Sabana 80 Bodega 75, se comunique con la organización a través de nuestros teléfonos fijos o móviles exhibidos públicamente en nuestro sitio web www.bioquimat.com o realice la solicitud a través del correo info@bioquimat.com o de cualquier otro correo oficial de la organización.
Qué tipo de datos guardamos, almacenamos, procesamos y utilizamos?
Es importante mencionar que nuestras bases de datos no contienen información o datos sensibles sobre el titular que otorga la información; como religión, partido político que apoya, resultados sobre enfermedades de transmisión sexual y/o cualquier otro dato que pueda exponer al titular a la segregación de este mismo por diferencias ideológicas y/o coyunturales ante cualquier agrupación de personas o individuos. Por lo contrario, las bases de datos de BIOQUIMAT LTDA están compuestas de datos personales no sensibles que son gestionadas según las diferentes necesidades de las áreas de la organización.
Toda la información recolectada y almacenada por la organización es utilizada en su 100%; ya que de lo contrario, sus funcionarios estarían incurriendo en la inadecuada utilización de recursos al malgastar tiempo y esfuerzos en recolectar una información que no va a ser utilizada, y que por lo contrario, si almacenará espacio en nuestras plataformas y no será de utilidad para los propósitos y objetivos de la organización.
¿Por qué y con quién compartimos datos personales?
Para BIOQUIMAT LTDA es importante el saber manejar y gestionar de la manera más óptima y efectiva la información suministrada por nuestros clientes, empleados, proveedores contratistas y/o clientes potenciales para reducir esfuerzos y maximizar resultados. Es por esto, que en BIOQUIMAT LTDA la información y datos personales otorgados por el titular son compartidos únicamente a nivel interno de la organización entre los funcionarios de una misma área, o si es necesario, con los funcionarios de algún otra área funcional que dependa de esta información para lograr los propósitos y objetivos establecidos por la organización hacia el área y de la empresa; ya que nuestro esquema de trabajo es multifuncional y trabajamos integrando el esfuerzo de los diferentes equipos de trabajo en uno solo.
Con lo anterior, garantizamos que los datos recolectados, gestionados y almacenados sean de uso exclusivo de los funcionarios de BIOQUIMAT LTDA y para los objetivos específicos y generales relacionados en nuestra política integral, misión, visión y objeto económico.
Sus datos personales serán transferidos al extranjero?
No, en ninguna ocasión realizamos transferencias de nuestras bases de datos a terceros en Colombia o fuera del país. La información y datos recogidos, almacenados y gestionados por BIOQUIMAT LTDA son para el uso exclusivo de la organización dentro del territorio nacional. Nuestra misión no es realizar transferencia de información y/o bases de datos a terceros para el usufructo de la organización.
Durante cuánto tiempo almacenamos sus datos personales?
Sus datos serán almacenados perpetuamente por la organización; a no ser que:
1. El titular pida a través de los diferentes canales oficiales y autorizados de comunicación de BIOQUIMAT LTDA (expuestos anteriormente) la anulación o modificación estos.
2. La organización realice una actualización de información y en esta se evidencie que los datos otorgados por el titular ya no corresponden a este o estos han sido remplazados y ya no son válidos. En esta situación, la organización eliminara los datos que se tienen y los remplazara por datos nuevos actualizados.
Recolección de datos
Únicamente funcionarios identificados de la organización podrán solicitar, recolectar, gestionar y almacenar datos personales de terceros; entendiendo terceros como personas de interés para la organización como clientes, proveedores, clientes potenciales, contratistas y/o cualquier otro stakeholder o grupo de interés a través de nuestros canales de comunicación y promoción autorizados y socializados a continuación:
Sitio Web:
www.bioquimat.com
E-mails Bioquimat
info@bioquimat.com y cualquier otro correo terminado en @bioquimat.com
Redes sociales
www.facebook.com/bioquimat.com
www.facebook.com/generandods
https://www.linkedin.com/company/bioquimat-ltda-
Aplicaciones
Skype: Usuario – bioquimat.limitada
Whatsapp – 3143945545
Líneas de atención telefónicas
+57 (1) 8985172 / 8414982 / 3133796994 – 3143945545
Líneas móviles de nuestros asesores comerciales ( si necesita contactarse directamente con uno de nuestros representantes comerciales por favor comuníquese a nuestras líneas de atención y le contactaremos con el representante comercial de su ciudad y/o de mayor conveniencia según su requerimiento o necesidad)
Personalmente
A través de nuestros funcionarios y/o representantes comerciales en cualquier región del país o directamente en nuestras oficinas ubicadas en la Autopista Medellín km 2.5 vía Parcelas, Parque Industrial Portos Sabana 80.
Adicionalmente, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad descrita en la misión, visión, política integral
objetivo económico de Bioquimat. Todos los funcionario o sistema de recolección de datos de BIOQUIMAT LTDA están obligados a socializar una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos recolectados como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada.
No deje que medios engañosos se hagan pasar por nuestra empresa para pedir, almacenar o gestionar información. Únicamente nuestros funcionarios pueden realizar estas actividades (para confirmar referencias de empleados de BIOQUIMAT LTDA se puede comunicar al +51 (1) 8985172 ext. 113). Así mismo, solo nuestro sitio web y perfiles de social media (relacionados anteriormente) son los únicos canales autorizados para pedir, recolectar, almacenar y gestionar datos personales.
Autorización y notificación para el uso y manejo de sus datos personales
BIOQUIMAT LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Persona
Manifestación de la autorización
La autorización a BIOQUIMAT LTDA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BIOQUIMAT LTDA • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Medios para otorgar la autorización BIOQUIMAT LTDA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por BIOQUIMAT LTDA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
Prueba de la autorización BIOQUIMAT conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual, utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la autorización. Por tal motivo, BIOQUIMAT LTDA podrá establecer archivos físicos y/o digitales para tal fin.
Nota: *1Al final de esta política encontrara el Anexo No1 el cual pediremos registrar para la autorización del uso y manejo de datos personales. Este formato diligenciado será pedido y almacenado a través de diferentes medios y canales de comunicación y promoción de BIOQUIMAT LTDA. *2 El formulario estará disponible y será de descarga gratuita en nuestro sitio web www.bioquimat.com para facilidad de acceso de los titulares.
Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a BIOQUIMAT LTDA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. BIOQUIMAT LTDA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Mecanismos
Los mecanismos de divulgación y socialización de la política de tratamiento de datos personales y la autorización por parte del titular de la misma se realizan a través delos canales de comunicación y promoción más efectivos de BIOQUIMAT LTDA según criterio de mayor frecuencia de contacto con los titulares como lo es el correo electrónico, la página web y la entrega personal del formato relacionado en el anexo No 1 de esta política.
Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas por parte del titular que permita concluir de forma razonable que otorgo la autorización. En ningún caso el silencio podrá similares a una conducta inequívoca.
Como actualizar o revocar su información?
Usted podrá actualizar o pedir la eliminación de sus datos a través de los siguientes canales de comunicación y promoción de BIOQUIMAT Ltda:
*Líneas de atención telefónicas de las oficinas de BIOQUIMAT LTDA:
+51 (1) 8985172 – 8414982 – 3123796999
* Líneas móviles de nuestros asesores comerciales ( si necesita contactarse directamente con uno de nuestros representantes comerciales por favor comuníquese a nuestras líneas de atención y le contactaremos con el representante comercial de su ciudad y/o de mayor conveniencia según su requerimiento o necesidad)
Correo corporativo:
info@bioquimat.com
* Correos corporativos de nuestros asesores comerciales (si necesita contactarse directamente con uno de nuestros representantes comerciales por favor comuníquese a nuestras líneas de atención y le contactaremos con el representante comercial de su ciudad y/o de mayor conveniencia según su requerimiento o necesidad)
A través de nuestro sitio web:
Directamente y de forma personal a través de nuestros representantes técnicos de venta o funcionarios identificados de BIOQUIMAT LTDA.
Contáctenos.
www.bioquimat.com
www.facebook.com/bioquimat
www.linkedin.com/company/bioquimat-ltda-
(Anexo1)
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INCLUIDOS EN BASES DE DATOS DE BIOQUIMAT LTDA
Yo, ______________________________________________, identificado(a) como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de CLIENTE __, PROVEEDOR __ CONTRATISTA __Empleado__ de BIOQUIMAT LTDA Y:
- Representante Legal de la sociedad _____________________________________________ identificada con NIT No________________________
- Persona Natural
Me permito declarar que:
Conozco la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BIOQUIMAT LTDA socializada públicamente en el siguiente link: https://goo.gl/Tdmr1x y autorizo a BIOQUIMAT LTDA, para que de manera libre, previa, expresa y voluntaria, recolecte, recaude, almacene, use, y de gestión a los datos que le haya suministrado según lo expuesto en su política de tratamiento de datos personales y para los fines establecidos en su política integral, misión, visión y objetivo económico de forma directa o a través de terceros. De igual forma estoy enterado/a que BIOQUIMAT LTDA, podrá incorporar en las distintas bases o bancos de datos, o en repositorios físicos y/o electrónicos, toda la información suministrada.
Adicionalmente, me queda claro que BIOQUIMAT LTDA garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reserva el derecho de modificar su política de tratamiento de datos personales en cualquier momento con notificación a los titulares cada vez que sea necesario y que cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web de la organización www.bioquimat.com.
Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactarme al correo electrónico info@bioquimat.com
Consecuencia de lo anterior, mediante este comunicado libero de responsabilidad a BIOQUIMAT LTDA por las inconsistencias que se pudieran presentar en el cumplimiento de las obligaciones legales en la recolección de la información contenidas en las bases de datos suministradas a BIOQUIMAT LTDA
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Esta certificación y autorización está enmarcada dentro de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BIOQUIMAT LTDA
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Nombre de la empresa:
Representante legal:
Firma:
Fecha: